Des évolutions majeures depuis 2021
En octobre 2021, la Préfecture de l'Ain diligentait une inspection du site hébergement d'urgence des demandeurs d'asile (HUDA) à Bourg-en-Bresse, ainsi que de notre pratiques internes en termes de gouvernance et de gestion comptable. Ces contrôles, régulièrement demandés par les services de l'État, veillent au bon usage des finances publiques au service de l'accompagnement des publics accueillis.
De cette inspection préliminaire, nous avions retenu un plan d'action pour sécuriser et optimiser davantage nos process.
Afin de vérifier la réalisation des préconisations, la Préfecture a diligenté une visite du siège social ainsi que du site de l'HUDA les 31 janvier et 2 février 2023. Cette visite a donné lieu à la rédaction d'un rapport qui conclu sur une prise de conscience de l'association et des vrais progrès constatables et mesurables :
Évolutions organisationnelles :
- Réorganisation des pôles de l'association plus fonctionnelle et transversale
- Réorganisation du département Hébergement d'urgence des demandeurs d'asile (HUDA) avec la refonte des organigrammes et l'élaboration de procédures dont celle des évènements indésirables graves
- Finalisation du projet d'établissement et démarrage de l'élaboration des projets de service avec une feuille de route de déclinaison des actions stratégiques sur la période 2023-2024
Évolutions des ressources humaines :
- Remaniement et structuration des services ressources humaines de l'association
- Déploiement d'un nouvel outil SIRH en cours
- Classification des postes et des emplois, et dénomination des postes
Évolutions comptables et budgétaires :
- Mise en place d'un logiciel de traitement des factures fournisseurs permettant la traçabilité en 2022 : Yooz
- Renforcement de la gestion, le suivi et le contrôle des caisses
- Déploiement en cours de nouveaux logiciels :
- logiciel de gestion des notes de frais incluant les dépenses par cartes bancaires des structures. Ce logiciel devrait renforcer la traçabilité des validations et permettre un contrôle simplifié.
- outil de gestion de la flotte de véhicules
- Revue des modalités de refacturation en interne, notamment s'agissant des véhicules
- Recrutement d'un contrôleur de gestion en septembre 2021
- Création d'une direction de la réglementation de la qualité et de la prévention des risques
Encore quelques axes d'amélioration :
- finaliser le travail de clarification des liens hiérarchiques, fonctionnels, titres et appellations, et la transversalité entre pôles
- finaliser l'écriture de process de fonctionnement de la gouvernance et du service HUDA
- formaliser les contrôles internes réalisés
- réaliser quotidiennement un arrêté de caisse dès lors que la caisse est mouvementée
- finaliser les chantiers débutés ou reportés : sécurisation de la politique de refacturations internes, stratégie d'achat de l'association, réaliser des arrêtés comptables mensuels
- finaliser la démarche de contrôle interne par l'élaboration de process couvrant l'ensemble du fonctionnement du DHUDA et en élaborant un plan de contrôle interne.
Un grand bravo à toutes nos équipes qui ont œuvré dans le sens de ces progrès importants pour notre association et nos missions.
